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对军队医院科技档案管理的几点认识

首席医学网      2012年06月26日 22:42:54 Tuesday  
 
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作者:田 力,刘 勇     作者单位:200433 上海,海军医学研究所(田力);海军总医院(刘勇)

【关键词】  军队医院 科技档案管理

  科技档案是医院档案的重要组成部分,反映了医院水平和实力,由于自身发展过程中的诸多问题,使得科技档案管理水平滞后。笔者在分析医院科技档案管理存在的问题的基础上,提出了加强医院科技档案管理的有效对策,以期提高科技档案的管理水平。

  军队医院一直以来都在军队后勤建设中起着重要的作用,除了正常的医疗、教学、科研活动以外,在重大灾害、护航、综合演练乃至战争中都担负着重要的角色,并由此不可避免产生大量以文字、图表、影像等形式储存的技术资料,也就是医院科技档案。医院科技档案是医院开展各项工作的产物,也是促进医疗、教学、科研工作的必备条件。有些军队医院的科技档案没有专门的部门管理,或者是缺乏必要的条件,不完善的管理模式和管理效率在一定程度上制约着科技档案的发展。笔者就如何更好地发挥医院科技档案的作用进行粗浅的分析。

  1 目前军队医院科技档案管理存在的问题

  1.1 对科技档案的重视程度不够

  长期以来,相当一部分人包括部分医院领导、专家对科技档案管理工作的认识都存在一些误区,认为科技档案工作就是抄抄写写、保管等事务性工作,不是医院的主要工作,不能给本单位创造经济效益和成果,只要“守好摊”、不丢失、不泄密,能应付查档就行了。没有认识到档案管理工作在医院发展中的作用,使得医院档案管理事业严重滞后于其他各项工作。在这种环境影响下,各级领导、科研人员和科研管理部门往往忽视了科技档案管理的重要性,没有认识到科技档案管理在医疗、教学、科研工作中举足轻重的作用。

  1.2 科技档案管理制度不健全

  军队医院根据工作需要制定了适用于本单位的管理制度和各级各类人员工作职责,涉及科技档案管理的制度和要求很少,或根本没有相应的制度和规范,有的医院没有把档案管理工作纳入目标管理考核方案中,做多做少,质量如何,全凭管理人员的觉悟和能力。由于制度的不健全,或各科室不及时移交科技档案,使某些军队医院的科研活动记录不全或缺失,科技档案的完整性、真实性就得不到体现。

  1.3 科技档案管理力量薄弱,管理水平不高,管理手段落后

  医院科技档案管理人员的素质直接影响到医院档案管理水平的高低,医院在人才培养上往往重视医疗技术人员的能力素质提高,往往忽略了对科技档案管理人员的培训,大多数科技档案人员身兼数职,再加上他们还要承担其他大量的工作,投入到档案管理的时间有限,对档案管理工作精力投入不足,对科技档案的重要性以及科技档案材料的收集、整理、编研、利用等业务不太了解,往往只是将科技档案材料放入档案盒,没有及时整理、补充、上架,严重影响了科技档案质量。另外,有些归档的材料根本达不到归档的要求,真实性和准确性也无从谈起。

  1.4 科技档案管理硬件环境不规范

  从一些军队医院的科技档案保管条件来看,很多医院的科技档案库房不符合档案管理要求,个别单位没有专用档案库房,或档案用房狭窄、潮湿、“八防”设备不配套,办公、阅览、库房“三分开”的要求没达到,档案管理设备陈旧。硬件的不规范必然严重制约军队医院科技档案工作的开展。

  1.5 科技档案管理利用率较低

  只注重医院医疗建设和经济效益,忽视科技档案是目前医院的通病。对档案管理方面的认识较淡薄,认为档案工作可有可无,忽略了医院发展的连续性和历史资料的完整性。只抓眼前医疗工作而忽视了对医院长远发展有利的档案管理工作,造成医院档案信息资源开发不足,导致档案利用率不高。

  2 加强军队医院科技档案管理工作的对策

  2.1 加强组织领导,增强军队医院科技档案管理意识

  领导重视是做好医院档案管理工作的前提条件和重要保证。首先,院领导要把档案管理纳入医院发展和管理的重要内容来抓,与医院业务建设同步规划、同步发展。要大力宣传医院科技档案管理的意义,加强档案法律法规学习,使全院干部职工充分认识档案的重要性,认识档案与医院日常工作的密切关系,更好地支持档案管理工作。其次,医院设立专门的档案管理领导小组,制定工作目标并定期监督检查,检查结果纳入各科室的考核范围,统一考核,使档案管理与医疗业务同步考核评价,同步发展。

  2.2 健全档案管理制度,规范档案管理行为

  认真学习和贯彻《档案法》、《军队科技档案管理规定》、《医院卫生档案管理办法》等法律法规,增强医务人员尤其是管理层的档案意识。结合本单位档案工作实际,逐步完善档案管理的归档、保管、借阅、移交、保密、销毁及库房管理等各项规章制度,使档案工作的每个环节的运行都有章可循,都有明确的要求和制度的约束。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门,又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中,要做到有功必赏、有过必罚,充分体现制度的权威性,彻底扭转重医疗、轻档案的思想。

  2.3 提高档案管理人员素质,提升科技档案管理水平

  提高专、兼职档案管理人员的业务水平,创造条件吸引和培养一批具有现代科学知识和专业技能的人才,同时加强对现职人员的业务培训,或聘请专家讲学,或派出人员参加学习,并鼓励自学,把学习情况与人员的晋升、聘任挂钩。提高主动参与意识,使得档案管理人员提高主动参与意识,变被动为主动,积极参与和服务于医院各项活动,使档案工作与医院的医学科研、经济建设、管理工作等结合得更加紧密;提高创新意识,档案管理人员应该解放思想、拓宽思路,及时捕捉有利于医院发展的选题信息,有效开展档案编研。

  2.4 适当投入,强化档案室的硬件建设

  根据医院的具体情况,完善档案库房建设,引进现代化的设备和技术,如做好档案库房的高效灭虫和去湿防潮,配备空调、除湿机、档案密集架、计算机、照相机、摄像机、打印机、扫描仪等设备,并采用档案管理系统专用软件进行辅助立卷、编目、检索、统计、借阅等工作,改变传统的手工操作、信息储存量少、检索慢的状况,提高效率。加强和改进档案存储和检索方式,应用电子文档和照片以及病理切片标本等多种形式进行存储,并利用计算机等提供高质量和高效率的科技档案检索,充分利用科技档案资源,发挥这些科技档案在临床中的巨大作用。

  2.5 提高档案开发利用率

  档案管理不能只停留在收集整理和保管阶段,要确立以利用、服务为中心的业务指导思想,重视研究如何提高档案为医院建设与发展服务的效益,要从被动坐等上门的服务方式,逐步走向主动开发档案信息资源,努力开拓档案利用的新途径。如利用档案信息通过统计、分析、总结等方法编写资料,提供给医院领导和有关部门及人员,为医院整体发展提供借鉴和参考。

  2.6 采用信息化管理手段

  信息化是当今社会发展的一大趋势,对档案工作提出了新的要求,就是尽可能运用当代科技新成果和管理新手段,提高医院档案工作的效率和水平。目前,使用计算机辅助管理科技档案的医院越来越多,实现科技档案计算机辅助管理势在必行。医院可充分利用医院内部互联网,创建和完善医院科技档案管理系统,这将在一定程度上促进档案管理的计算机化和档案工作的信息化,并更好地实现科技档案资源在医院内部互联网上共享,让科技档案服务于广大医务工作者,方便广大科技人员的需要,最大限度地发挥医院科技档案的作用。

  总之,在新的历史条件下,军队医院档案管理工作挑战与机遇并存,必须积极探索档案现代管理模式,通过不断地总结和探索,推动医院档案管理事业的发展。

【参考文献】
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  (本文编辑:林永丽)

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